Die sieben Arten der Verschwendung – Lean Management in Produktion und Verwaltung

In der Lean-Philosophie ist die Vermeidung von Verschwendung (japanisch: Muda) ein zentrales Prinzip zur Effizienzsteigerung. Ziel ist es, Prozesse so zu gestalten, dass sie maximalen Kundennutzen mit minimalem Ressourcenaufwand erzeugen. Toyota hat sieben Hauptarten der Verschwendung identifiziert – diese sind nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung hochrelevant.

1. Überproduktion

In der Produktion spricht man von Überproduktion, wenn mehr gefertigt wird, als tatsächlich benötigt wird – etwa durch zu große Losgrößen oder vorsorgliches Produzieren auf Lager. In der Verwaltung zeigt sich Überproduktion beispielsweise durch das Erstellen von Berichten, Präsentationen oder Analysen, die niemand liest oder verwendet. Überproduktion verursacht unnötige Kosten, bindet Ressourcen und erschwert die Flexibilität. Sie gilt als die schlimmste Art der Verschwendung, weil sie weitere Verschwendung (z.B. unnötige Transporte, Bestände) verursacht.

2. Warten auf Arbeit

Wartezeiten entstehen in der Produktion durch Maschinenstillstände, Materialmangel oder fehlende Anweisungen. In der Verwaltung warten Mitarbeitende oft auf Freigaben, Informationen, Meetings oder Entscheidungen. Wartezeiten führen zu Leerlauf, steigern den Stress bei Nacharbeit und senken die Produktivität erheblich. „Vorteil“ gegenüber anderen Verschwendungsarten: Warten ist meist sofort sichtbar!

3. Transport

Unnötige Transporte – etwa lange Wege von Werkstücken oder Materialien – verursachen in der Produktion keinen Mehrwert. In der Verwaltung bedeutet dies beispielsweise das Hin- und Herschicken von Dokumenten oder das manuelle Übertragen von Daten zwischen Systemen. Jeder Transport birgt das Risiko von Fehlern und verlängert die Durchlaufzeit.

4. Überbearbeitung / überhöhte Prozesse

In der Fertigung spricht man von Überbearbeitung, wenn Produkte übermäßig genau oder mit unnötig aufwändigen Verfahren hergestellt werden. In der Verwaltung bedeutet dies etwa mehrfaches Prüfen, komplizierte Genehmigungsprozesse oder das Gestalten überladener PowerPoint-Präsentationen. Solche Aktivitäten erhöhen Aufwand und Kosten, ohne zusätzlichen Nutzen zu stiften.

5. Bestände

Zu große Material-, Zwischen- oder Fertigwarenlager verursachen hohe Kapitalbindung und verdecken Prozessprobleme. In der Verwaltung äußert sich diese Verschwendung in Form übervoller E-Mail-Postfächer, unbearbeiteter Aufgaben oder Datenmüll in digitalen Systemen. Bestände verlangsamen Abläufe und erschweren die Übersicht.

6. Bewegung

Unnötige Bewegungen von Mitarbeitenden – etwa durch schlecht organisierte Arbeitsplätze, weite Wege oder häufiges Greifen – verursachen in der Produktion Zeitverlust und gesundheitliche Belastungen. In der Verwaltung kann dies das wiederholte Suchen nach Dateien, das häufige Wechseln zwischen Softwaretools oder das Laufen durchs Büro sein. Solche Bewegungen sind nicht wertschöpfend und oft vermeidbar.

7. Fehler / Nacharbeit

Fehler, Nacharbeit oder Ausschuss entstehen in der Produktion durch falsche Bearbeitungen, Montagefehler oder unklare Anweisungen. In der Verwaltung zeigen sich Fehler in Form falscher Daten, Missverständnisse, falscher Kundenkommunikation oder Fehlentscheidungen. Diese Art der Verschwendung kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern kann auch Kundenbeziehungen nachhaltig schädigen.

Fazit: Effizienz beginnt mit dem Erkennen von Verschwendung

Lean Management ist weit mehr als ein Produktionskonzept. Es hilft dabei, auch in Verwaltungsprozessen klare Strukturen, schlanke Abläufe und mehr Wertschöpfung zu schaffen. Wer die sieben Arten der Verschwendung kennt, kann gezielt Prozesse analysieren, verbessern und gemeinsam mit den Mitarbeitenden eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etablieren.

Mein Tipp

Wenn auch Sie die Philosophie des Lean Management näher kennenlernen und in Ihrem Unternehmen etablieren möchten, empfehle ich Ihnen die folgenden Veranstaltungen:

• Produktions-Controlling
• Prozessoptimierung mit Lean Management

Autor
Gerhard Radinger
Partner und Trainer der CA controller akademie