Controlling im Mittelstand

Warum der Weg zum Business Partner nicht von der Unternehmensgröße abhängt

Viele mittelständische Unternehmen beschäftigen sich heute mit der Frage, wie sie ihr Controlling weiterentwickeln können. Während in großen Konzernen etablierte Steuerungsstrukturen häufig selbstverständlich sind, beginnt die Entwicklung in kleinen und mittleren Unternehmen oft auf einem anderen Niveau. Dort stehen Themen wie belastbare Zahlen, ein gemeinsames Controlling-Verständnis und die Akzeptanz in den Fachbereichen zunächst im Vordergrund.

Wie sich Controlling-Abteilungen Schritt für Schritt weiterentwickeln können, zeigte unsere CA iTalk Sendung vom 22. Mai 2026. Zu Gast waren Natalia Schindler, Geschäftsführerin für Finance & Operations bei der SOLDAN Holding + Bonbonspezialitäten GmbH, sowie Fabian Kaiser, Head of Finance & Controlling bei der Camfil APC GmbH. Beide berichteten von ihren Erfahrungen beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Controlling-Strukturen in mittelständischen Unternehmen.

Dabei zeigte sich, dass erfolgreiche Controlling-Entwicklung weniger von der Unternehmensgröße als von den richtigen Voraussetzungen abhängt. Dazu zählen vor allem ein klares Zielbild, eine hohe Datenqualität und die Akzeptanz des Controllings innerhalb der Organisation.

Controlling im Mittelstand: Unterschiedliche Ausgangspunkte

Trotz ähnlicher Erfolgsfaktoren unterscheiden sich die Ausgangssituationen im Mittelstand stark. Während einige Unternehmen bereits auf dem Weg zum Business Partnering sind, arbeiten andere noch überwiegend mit Buchhaltung, Abschlüssen und rückwärtsgerichteten Auswertungen.

Gerade erfolgreiche Unternehmen sehen häufig keinen unmittelbaren Handlungsbedarf. Genau darin liegt jedoch die Herausforderung, denn ohne Veränderungsdruck werden notwendige Weiterentwicklungen schnell auf später verschoben.

Die Gäste zeigten, wie wichtig ein klares Zielbild zu Beginn der Weiterentwicklung ist. Diese drei Ziele standen z.B. bei der SOLDAN Holding + Bonbonspezialitäten GmbH im Mittelpunkt:

1. Controlling als geschätzter Sparringspartner für die Fachbereiche
2. die Entwicklung vom Berichterstatter zum Business Partner
3. der Aufbau belastbarer Systeme und hoher Datenqualität

Der Weg zum Business Partner

Die Erfahrungen von Natalia Schindler und Fabian Kaiser zeigen, dass die Weiterentwicklung des Controllings vor allem auf drei Faktoren basiert: Akzeptanz in den Fachbereichen, hohe Datenqualität und eine schrittweise Umsetzung. Natalia Schindler verdeutlichte, wie wichtig der Aufbau von Vertrauen in das Controlling ist.

Regelmäßige Gespräche mit den Verantwortlichen trugen dazu bei, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge verständlich zu machen und die Akzeptanz für das Controlling zu erhöhen. Viele Führungskräfte verfügten über kaum bzw. kein Controlling-Fachwissen, sodass zunächst ein gemeinsames Verständnis für betriebswirtschaftliche Kennzahlen entwickelt werden musste. Parallel dazu entwickelte das Unternehmen die Datenbasis weiter, führte ein BI-System ein und verankerte die Verantwortung für die Datenqualität im Controlling. Ziel war es, Diskussionen über die Richtigkeit von Zahlen zu vermeiden und stattdessen den Fokus auf Inhalte und Entscheidungen zu legen.

Fabian Kaiser ergänzte diese Perspektive um seine Erfahrungen aus Unternehmen mit unterschiedlichen Reifegraden im Controlling. Aus seiner Sicht beginnt die Entwicklung häufig mit einer Analyse bestehender Berichte und Kennzahlen sowie einem besseren Verständnis der Anforderungen aus den Fachbereichen. Entscheidend ist dabei,pragmatisch vorzugehen, erste Anwendungsfälle sichtbar zu machen und Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln, anstatt auf perfekte Systeme zu warten.

Mit Blick auf die Zukunft formulierten die beiden Gäste drei Erwartungen an das Controlling:

1. schonungslose Transparenz über die tatsächliche Unternehmenssituation
2. mehr Echtzeittransparenz statt rückblickender Monatsbetrachtungen
3. die kontinuierliche Weiterentwicklung von Technologien und Methoden

Gleichzeitig betonten sie, dass neue Technologien wie Künstliche Intelligenz nur dann einen Mehrwert schaffen können, wenn eine hohe Datenqualität vorhanden ist.

Fazit

Die Erfahrungen der beiden Unternehmen zeigen, dass die Weiterentwicklung des Controllings im Mittelstand weniger eine Frage von Unternehmensgröße oder Personalausstattung ist. Im Mittelpunkt stehen vielmehr Mindset, Akzeptanz und Datenqualität.

Der Weg vom Berichterstatter zum Business Partner entsteht nicht über Nacht. Er entwickelt sich Schritt für Schritt durch kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, eine verlässliche Datenbasis und die Fähigkeit, Transparenz zu schaffen und Entscheidungen aktiv zu unterstützen. Moderne Systeme und neue Technologien können diesen Weg unterstützen, ersetzen jedoch nicht die grundlegende Aufbauarbeit innerhalb der Organisation.

Seminar Tipps!

Für alle, die Controlling Experte und Business Partner werden wollen: Controllers Trainingsprogramm in fünf Stufen

Wenn Sie die Business Partner Rolle besser verstehen und ausfüllen möchten: Business Partnering – Next Level