Prozessoptimierung im Onboarding von Beratungsstellenleitungen
Logo der Vereinigten Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH).
Die Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH) betreut als einer der größten Lohnsteuerhilfevereine Deutschlands ihre Mitglieder über ein bundesweites Netz von rund 3.000 Beratungsstellen — geleitet von Beratungsstellenleitungen (BStL), deren reibungsloser Einstieg für die Qualität der Beratung vor Ort entscheidend ist. Im Nachgang zu einer Inhouse-Schulung zum Thema Lean Thinking beauftragte die Geschäftsführung die Überarbeitung genau dieses zentralen Kernprozesses: das Onboarding von Beratungsstellenleitungen.
Eine belastbare Detailanalyse des Prozesses war im Rahmen des Workshops in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht seriös leistbar. Stattdessen wurde bewusst auf ein internes, vorgelagertes Analyseprojekt des Kunden zurückgegriffen, in dem die größten Prozess-Painpoints bereits eruiert worden waren. Im begleiteten Beratungs-Workshop wurde darauf aufgesetzt und gezielt auf diese Painpoints fokussiert: Daraus wurden kurzfristig umsetzbare Potenziale, die ohne größere Eingriffe in bestehende Systeme oder Prozessabläufe realisierbar sind, sowie weiterführende Perspektiven für eine tiefergehende Weiterentwicklung erarbeitet. Durch die Kombination aus internem Vorprojekt und begleitetem Workshop konnte so ein konkret nutzbares Ergebnis abgeleitet werden. Die Gesamtpotenziale wurden der Geschäftsführung im Anschluss vorgestellt.
Die Geschäftsführung entschied sich bewusst dafür, zunächst nur die Minimalversion zur Umsetzung freizugeben — aus zwei Gründen: Zum einen ist die Realisierung weiterführender Potenziale an Themen aus dem parallelen Projekt zur Geschäftsmodellentwicklung gekoppelt, zum anderen zeigte sich, dass bereits die kleineren Verbesserungen eine große Wirkung entfalten würden und zeitnah umgesetzt werden sollten.
- Größte Prozess-Painpoints aus internem Vorprojekt und Workshop wurden zu einem konkret nutzbaren Ergebnis verdichtet und der Geschäftsführung vorgestellt
- Umsetzung der Minimalversion wurde bewusst priorisiert freigegeben, um kurzfristig Wirkung zu erzielen
- Für die kontinuierliche Verbesserung (KVP) wurde eine entsprechende Rolle in der Organisation vorgesehen und beschlossen
- Die Organisation befindet sich in der Umsetzung; ein Realisierungsprojektplan entsteht aktuell
- CA Consulting unterstützt die Organisation bei Bedarf weiterhin punktuell in der Umsetzungsphase
