Transparenzoffensive in einem Unternehmen der öffentlichen Hand
In diesem Unternehmen gab es in den vergangenen Jahren immer wieder Abweichungen zwischen den beantragten und den bis zum jeweiligen Jahresende abgerufenen Mitteln. Darunter auch Jahre, in denen weniger Mittel als beantragt genutzt wurden. Diese wiederkehrende Schwankung in der Mittelabfrage führte zu Rückfragen der öffentlichen Hand und des Bundes-rechnungshofes.
Die in der Folge durchgeführten internen Analysen fanden die Ursache für diese Schwankungen in der mangelnden Gesamttransparenz quer durch das Unternehmen. Daraus resultierte folgende Überlegung: Durch eine Erhöhung der Transparenz und eine Intensivierung der Kommunikation quer durch alle Ebenen, sowohl intern als auch extern, müsse sich das doch beheben lassen!
Auch in diesem Fall geht der Weg über ein verändertes Berichtswesen. Interessanterweise wurde zur Erhöhung der Transparenz beschlossen, nur noch einen einzigen Management-Bericht zu erstellen und auszuliefern, der sowohl an die internen Empfänger als auch an die externen Stakeholder gehen soll. Dieser Entscheid führt zwar zu einem deutlich dickeren Bericht, reduziert andererseits aber Zeitaufwand und Abstimmungsarbeiten im Controllerbereich. Doppelarbeiten, Inkonsistenzen und sich widersprechende Angaben in verschiedenen Berichten gehören von nun an der Vergangenheit an. Das Innenleben des Berichts wurde in mehreren gemeinsamen Besprechungsrunden mit internen und externen Gesprächspartnern definiert. Neben grafischen Elementen, die sich auch hier wieder an den Hichert’schen Vorgaben orientieren, sind vor allem detailliertere Angaben zum Mittelfluss mit Forecast auf das Jahresende (Obligo) in den Bericht aufgenommen worden. Grafiken zeigen nun, wieviel der zur Verfügung stehenden Mittel für welche Vorhaben genutzt wurden und wieviel für den Rest des Jahres noch zur Verfügung steht. Dementsprechend werden die Forecasts mit den jeweiligen Verantwortlichen besprochen.
Nachdem die erste Fassung des neuen Berichts auf den Weg gebracht worden war, gab es trotz Zuspruchs vor allem von Seiten der externen Stakeholder einige detaillierte Verbesserungswünsche. Die verwendeten Grafiken waren für einen Teil der Externen schwer verständlich und interpretierbar. Dies führte dazu, dass die zweite Version des Berichts mit zusätzlichen Erläuterungen versehen wurde. So verändert wurde der Bericht von diesem Empfängerkreis noch besser angenommen. Der interne Empfängerkreis ist dagegen noch etwas verunsichert. Die Befürchtung, dass durch die detaillierte Zahlendarstellung nach außen hin eventuell eine Schlechterstellung einzelner Vorhaben erfolgen könnte, ist bislang ausgeblieben. Hier sieht sich der Controllerbereich gefordert, im Sinne der Transparenz für die Mittelplanung vorzusorgen.