Fach-News

Reporting im Projekt-Portfolio-Controlling

Prof. Detlev R. Zillmer

Mit diesem Thema wenden wir uns dem Reporting innerhalb des Projekt-Controllings der IT-Tochtergesellschaft einer Bank zu. Das momentan bestehende Berichtswesen lässt sowohl von Seiten der Empfängerseite als auch aus Sicht der erstellenden Controller vielerlei Wünsche offen. Vor allem der Blick in den Bereich Anwendungsentwicklung mit seinen vielen langlaufenden, teuren und ressourcenhungrigen Projekten kommt hier zu kurz. Zurzeit wird dieser Bereich nahezu ausschließlich über unregelmäßige ad-hoc Berichte gesteuert.

In der Anwendungsentwicklung wird sowohl mit eigenen Mitarbeitern als auch mit externen Ressourcen gearbeitet. Für die Inanspruchnahme der externen Ressourcen wird ein jährliches Budget festgelegt. Firmeninterne Ressourcen-Manager haben dann die Aufgabe die anstehenden Tätigkeiten so zu steuern, dass die hauseigenen Mitarbeiter möglichst gut ausgelastet sind und dass bei Anforderung externer Hilfen das oben erwähnte Budget eingehalten wird. In der Praxis funktioniert das leider nur leidlich. Immer wieder gibt es in den parallel zueinander laufenden Projekten Überraschungen, die dazu führen, dass kurzfristig und außerplanmäßig auf externe Ressourcen zurückgegriffen werden muss. Man kann sich vorstellen, was das für Budget bedeutet. Es braucht demzufolge Berichte, die regelmäßig über den aktuellen Zustand der laufenden Projekte informieren und einen Forecast beinhalten.

In Vorbereitung auf diese Änderungen im Berichtswesen wurden umfangreiche Interviews von Seiten der Controllerabteilung mit allen Stakeholder der Projekte geführt. Aus den Auswertungen dieser Gespräche wurde das Informationsbedürfnis der jeweiligen Gruppe eingegrenzt. Es zeigte sich, dass die bislang einseitig dominierende Kostenorientierung in den Berichten zugunsten einer ungefähr gleichverteilten Kosten-, Ressourceneinsatz- und Forecastorientierung geändert werden soll. Folgende Informationsgrößen je Zielgruppe wurden erarbeitet (Auswahl):

  • FĂĽr die Portfoliosteuerung:
    • Portfolioumsetzungsgrad
    • Projekterfolg
    • Veränderungen in den laufenden Projekten mit Forecast
  • FĂĽr die Ressourcensteuerung:
    • Verhältnis interne zu externen Mitarbeitern
    • Auslastung interner Mitarbeiter inkl. Forecast
    • PlanungsgĂĽte (Einsatz interne zu externe Ressourcen)
  • FĂĽr die Budgets:
    • Budgetausschöpfung mit Forecast
    • Monitoring des Kostenziels mit Forecast
    • Projekteffizienz

Für die neuen Berichte wird auch gleich auf eine graphische Darstellung nach den SUCCESS-Vorgaben von Prof. Dr. Hichert gesetzt. Auch die Idee einer einheitlichen Notation (die gleiche Information wird berichtsübergreifend immer gleich dargestellt) wird aufgegriffen. Die Empfänger der neuen Berichte zeigen sich begeistert von den Inhalten und dem neuen Design. Erste Ergänzungswünsche sind dem Controllerbereich schon signalisiert worden.