Fach-News

Reporting im Projekt-Portfolio-Controlling

03.07.2017 von CA Redaktion | Controlling

Mit diesem Thema wenden wir uns dem Reporting innerhalb des Projekt-Controllings der IT-Tochtergesellschaft einer Bank zu. Das momentan bestehende Berichtswesen l├Ąsst sowohl von Seiten der Empf├Ąngerseite als auch aus Sicht der erstellenden Controller vielerlei W├╝nsche offen. Vor allem der Blick in den Bereich Anwendungsentwicklung mit seinen vielen langlaufenden, teuren und ressourcenhungrigen Projekten kommt hier zu kurz. Zurzeit wird dieser Bereich nahezu ausschlie├člich ├╝ber unregelm├Ą├čige ad-hoc Berichte gesteuert.

In der Anwendungsentwicklung wird sowohl mit eigenen Mitarbeitern als auch mit externen Ressourcen gearbeitet. F├╝r die Inanspruchnahme der externen Ressourcen wird ein j├Ąhrliches Budget festgelegt. Firmeninterne Ressourcen-Manager haben dann die Aufgabe die anstehenden T├Ątigkeiten so zu steuern, dass die hauseigenen Mitarbeiter m├Âglichst gut ausgelastet sind und dass bei Anforderung externer Hilfen das oben erw├Ąhnte Budget eingehalten wird. In der Praxis funktioniert das leider nur leidlich. Immer wieder gibt es in den parallel zueinander laufenden Projekten ├ťberraschungen, die dazu f├╝hren, dass kurzfristig und au├čerplanm├Ą├čig auf externe Ressourcen zur├╝ckgegriffen werden muss. Man kann sich vorstellen, was das f├╝r Budget bedeutet. Es braucht demzufolge Berichte, die regelm├Ą├čig ├╝ber den aktuellen Zustand der laufenden Projekte informieren und einen Forecast beinhalten.

In Vorbereitung auf diese ├änderungen im Berichtswesen wurden umfangreiche Interviews von Seiten der Controllerabteilung mit allen Stakeholder der Projekte gef├╝hrt. Aus den Auswertungen dieser Gespr├Ąche wurde das Informationsbed├╝rfnis der jeweiligen Gruppe eingegrenzt. Es zeigte sich, dass die bislang einseitig dominierende Kostenorientierung in den Berichten zugunsten einer ungef├Ąhr gleichverteilten Kosten-, Ressourceneinsatz- und Forecastorientierung ge├Ąndert werden soll. Folgende Informationsgr├Â├čen je Zielgruppe wurden erarbeitet (Auswahl):

F├╝r die Portfoliosteuerung:

  • Portfolioumsetzungsgrad
  • Projekterfolg
  • Ver├Ąnderungen in den laufenden Projekten mit Forecast

F├╝r die Ressourcensteuerung:

  • Verh├Ąltnis interne zu externen Mitarbeitern
  • Auslastung interner Mitarbeiter inkl. Forecast
  • Planungsg├╝te (Einsatz interne zu externe Ressourcen)

F├╝r die Budgets:

  • Budgetaussch├Âpfung mit Forecast
  • Monitoring des Kostenziels mit Forecast
  • Projekteffizienz

F├╝r die neuen Berichte wird auch gleich auf eine graphische Darstellung nach den SUCCESS-Vorgaben von Prof. Dr. Hichert gesetzt. Auch die Idee einer einheitlichen Notation (die gleiche Information wird berichts├╝bergreifend immer gleich dargestellt) wird aufgegriffen. Die Empf├Ąnger der neuen Berichte zeigen sich begeistert von den Inhalten und dem neuen Design. Erste Erg├Ąnzungsw├╝nsche sind dem Controllerbereich schon signalisiert worden.

Quelle: Prof. Detlev R. Zillmer

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