Wenn Zahlen reden, aber keiner zuhört
In meiner Arbeit begegnet mir immer wieder dieselbe Situation: Managementberichte werden mit viel Aufwand erstellt, entfalten aber kaum Wirkung. Eine Kundin brachte es treffend auf den Punkt, als sie fragte, warum ihre Berichte offenbar niemand wirklich liest. Inhaltlich war alles vorhanden – Zahlen, Tabellen, Diagramme –, doch der Nutzen für die Empfänger blieb aus.
Bei der Analyse der bestehenden Berichte zeigte sich schnell das Kernproblem. Die Darstellungen waren uneinheitlich, teilweise überfrachtet und nicht konsequent auf die Informationsbedürfnisse der Leser ausgerichtet. Wichtige Aussagen gingen in einer Vielzahl von Details unter, Diagramme wirkten zwar ansprechend, halfen aber nicht beim schnellen Verständnis. Die Folge: Die Berichte wurden wahrgenommen, aber nicht aktiv genutzt.
Gemeinsam mit dem Team haben wir die Berichte deshalb grundlegend überarbeitet. Grundlage waren die International Business Communication Standards (IBCS), die einen klaren Rahmen für verständliches und einheitliches Reporting bieten. Entscheidend war dabei der Perspektivwechsel: Weg von der Sicht des Erstellers, hin zur Sicht des Empfängers.
Wir führten eine klare Struktur ein, reduzierten Inhalte auf das Wesentliche und standardisierten Diagramme, Farben und Symbole. Ziel war es, die Kernaussagen schnell erfassbar zu machen – ohne Interpretationsaufwand.
Die neu gestalteten Berichte erzielten rasch eine deutlich bessere Resonanz. Sie wurden nicht nur gelesen, sondern auch diskutiert und als Entscheidungsgrundlage genutzt. Für mich bestätigte sich damit: Klarheit entsteht nicht durch mehr Informationen, sondern durch die richtige Auswahl und Darstellung.
Fazit
Managementberichte sind Kommunikationsinstrumente, keine Datensammlungen. Wenn sie klar strukturiert, verständlich aufbereitet und konsequent auf den Empfänger ausgerichtet sind, entfalten sie ihren Nutzen. IBCS bietet dafür einen bewährten Ansatz – und oft reicht schon der Mut zur Reduktion, um Berichte deutlich wirksamer zu machen.
Den ganzen Beitrag „Wenn Zahlen reden, aber niemand zuhört“ können Sie im Controller Magazin Ausgabe 6/2024 nachlesen.
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