Softwareauswahl beginnt mit den richtigen Fragen aus dem Controlling

Softwarelösungen für Planung und Reporting – warum Unternehmen handeln müssen.

In vielen Unternehmen ist die Datenaufbereitung für Planung und Reporting ein leidiges Thema. Überqualifizierte Mitarbeitende verbringen unzählige Stunden mit manueller  Datenkonsolidierung in Excel. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Unstrukturierte Datenlandschaften und fehlende „Single Source of Truth“
• Unabgestimmte Toolsets, die zentrale Anforderungen nicht erfüllen
• Wachsende Komplexität in Berichtsanforderungen bei gleichbleibenden Tools
• Schleppende Weiterentwicklung durch überforderte Softwarearchitekturen
• Hohe Abhängigkeit von einzelnen Personen oder externen Partnern
• Sicherheits- und Compliance-Lücken in bestehenden Lösungen

➔ Die Folge: Unübersichtliche Prozesse, ineffiziente Abstimmungen, Frustration im Fachbereich und ungenutzte Potenziale in der Digitalisierung.

Symptome einer unstrukturierten Softwareauswahl

Ein häufiges Problem: Die Software wurde nicht entlang konkreter Anforderungen, sondern entlang von Vertriebsargumenten und vermeintlich attraktiven Oberflächen ausgewählt.

Typische Symptome:

• Fehlende Performance & Analysefähigkeit in der Reporting- Landschaft
• Excel-Parallelwelten durch mangelhafte Nutzerfreundlichkeit
• Verpasste Integration in Datenarchitektur und Sicherheitskonzepte
• Kein gemeinsames Verständnis von Anforderungen zwischen Fachbereich & IT
• Unvollständige Funktionalitäten, die im Auswahlprozess nicht sichtbar wurden

Warum Controller:innen selbst in der Lage sein sollten, die passende Softwarelösung mit auszuwählen.

Die Auswahl von Software für Planung und Reporting ist heute keine rein technische Entscheidung mehr – sie ist ein strategischer Hebel für Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit im Controlling. Wenn Fach- und Führungskräfte im Controlling die eigenen Anforderungen klar formulieren, kritisch hinterfragen und in einem strukturierten Auswahlprozess vertreten können, sichern sie nicht nur die fachliche Passgenauigkeit der Lösung, sondern verhindern teure Fehlentscheidungen, Systembrüche und Schatten-IT.
Gleichzeitig stärken sie durch ihre Mitwirkung die Rolle des Controllings als Business Partner: Indem sie nicht nur Zahlen liefern, sondern aktiv an der Ausgestaltung der Systemlandschaft mitwirken, bringen sie sich auf Augenhöhe mit IT und Management ein. Das bedeutet: weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen oder Vertriebstricks der Hersteller – und mehr Selbstwirksamkeit in einem zunehmend digitalen Berufsfeld.

4-Phasen-Modell für eine strukturierte Softwareauswahl

Ein strukturiertes Auswahlverfahren reduziert Risiken, spart Ressourcen und stellt sicher, dass die Lösung zur Organisation passt. Der bewährte Weg:

Phase 1: Erhebung der Anforderungen

• Kick-Off Workshop und Prozessanalyse
• Erstellung eines Kriterienkatalogs
• Priorisierung und Gewichtung der Anforderungen

Phase 2: Eingrenzung der Hersteller

• Ableitung einer Shortlist aus dem Kriterienkatalog
• Kontaktaufnahme und Durchführung von Kurzvorstellungen
• Auswahl von 2–3 Herstellern für den Proof of Concept (PoC)

➔ Hinweis: Kurzvorstellungen sind oft stark vertriebsgetrieben und zeigen optimierte Datenmodelle – sie ersetzen keinesfalls einen realistischen Praxistest.

Phase 3: Proof of Concept (PoC)

• Entscheidung für PoC-Kandidaten
• Definition konkreter Use Cases basierend auf realen Anforderungen und Prozessen
• Technische Vorbereitung: Datenmodelle, Infrastruktur, Schnittstellen
• Organisation und Terminierung der PoC-Slots
• Durchführung der PoCs mit Bewertung durch das Kernteam

➔ Optional: Falls ein Anbieter herausragend abschneidet, kann der PoC zunächst mit diesem allein starten – die Erfahrung zeigt aber, dass ein Vergleich mit mehreren Anbietern häufig bessere Ergebnisse liefert.

Phase 4: Analyse & Entscheidung

• Konsolidierung der Bewertungsergebnisse
• Präsentation der Ergebnisse und fundierte Entscheidungsfindung
• Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit und internen Kommunikation

Erfolgsfaktoren für die Softwareauswahl:

• Transparente Anforderungen aus Fachbereich und IT
• Fachliche Auswahlkompetenz im Controlling aufbauen – für mehr Selbstwirksamkeit und strategische Systementscheidungen
• Gemeinsames Vorgehen statt Einzelentscheidungen
• Testen unter Realbedingungen (PoC)
• Langfristige Perspektive auf Weiterentwicklung & Skalierbarkeit
• Begleitung durch externe Expertise, um Fallstricke zu vermeiden

Mein Tipp: Lernen Sie selbst, wie Sie die richtige Software für Ihre Anforderungen auswählen.
In meinem Seminar Strukturiert zur besten Softwarelösung erfahren Sie wie Sie hierbei vorgehen und auf was Sie achten sollten.
Ich freue mich auf Sie!

Gerne begleite ich Sie auch beratend im gesamten Prozess – von der Softwareauswahl bis zum Start der Implementierung. Erfahren Sie hier mehr dazu.