Prozess-Exzellenz mit Lean Thinking
Eine Methode für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Lean Thinking ist weit mehr als ein Effizienzprogramm. Es ist eine Denkweise und Haltung, die Unternehmen befähigt, sich konsequent auf das Wesentliche zu konzentrieren. Im Mittelpunkt steht dabei eine einfache, aber entscheidende Frage:
Was schafft echten Wert für unsere Kunden – und was nicht?
Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten sind schlanke, klar strukturierte und wirksam gelebte Prozesse ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Mithilfe von Lean Thinking können Unternehmen Verschwendung systematisch identifizieren und dauerhaft eliminieren. Dazu zählen unnötige Wartezeiten, Überproduktion, Doppelarbeiten, unklare Verantwortlichkeiten oder ineffiziente Kommunikation. Das Ergebnis sind höhere Qualität, zufriedenere Mitarbeitende und signifikante Kostensenkungen.
Besonders Familienunternehmen profitieren von Lean, weil Sie häufig über gewachsene Strukturen und eine hohe Mitarbeiterbindung verfügen. Lean hilft, diese Stärken gezielt zu nutzen und gleichzeitig Prozesse zu verschlanken, transparenter zu gestalten und konsequent auf Wertschöpfung auszurichten.
Prozess-Exzellenz entsteht dabei vor allem dann, wenn Lean mit einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung verbunden wird. Mitarbeitende werden so zu Mitgestaltern: Ihre Ideen und Erfahrungen aus dem operativen Alltag fließen aktiv in die Optimierung der Prozesse ein. Das steigert nicht nur die Effizienz und die Wirksamkeit, sondern auch die Motivation und die Innovationskraft im Unternehmen.
Ein weiterer wichtiger Hebel auf dem Weg zur Prozess-Exzellenz ist die intelligente Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen. Insbesondere Robotic Process Automation (RPA) also Prozessautomatisierung bietet hier große Potenziale. Durch den gezielten Einsatz von RPA, zunehmend auch in Kombination mit künstlicher Intelligenz, lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren, Fehlerquoten reduzieren und wertvolle Ressourcen freisetzen. So entsteht Raum für wertschöpfende Tätigkeiten und die strategische Weiterentwicklung.
Die zwei folgenden Praxisbeispiele veranschaulichen gut, welches Potenzial in Lean Thinking steckt.
90 % weniger manuelle Tätigkeiten: Wie RPA die Kreditorenbuchhaltung entlastet
In einem familiengeführten, international tätigen mittelständischen Konzern wurde die Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung gezielt automatisiert. Ziel war es, einen manuellen, fehleranfälligen Prozess effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Mitarbeitenden spürbar zu entlasten. Zum Einsatz kamen RPA mit intelligenter Belegerkennung. Die Software übernahm die Prüfung, Erfassung und Zuordnung von Eingangsrechnungen. Zudem wurde eine sogenannte Dunkelverbuchung eingeführt: Rechnungen mit einem Betrag unter 500,- EUR wurden vollständig automatisiert verarbeitet.
Das Ergebnis war eindeutig: Rund 90 % der manuellen Tätigkeiten innerhalb des Prozesses konnten eingespart werden. Gleichzeitig reduzierte sich die Fehlerquote signifikant und die Kosten pro Belegerfassung lagen am Ende deutlich unter denen eines Shared-Service-Centers in einer Near-Shore-Niederlassung. So konnten sich die Mitarbeitenden verstärkt auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und die weitere Digitalisierung ihres Bereichs aktiv vorantreiben.
Mit Lean 40 % schnellere Durchlaufzeiten im Prozess
Bei einem Hersteller von Einstiegssystemen und Türen für Züge bestand ein erheblicher Rückstau in der Reklamationsbearbeitung. Dies führte zu hohen Kosten, unzufriedenen Kunden und einer hohen Belastung der Mitarbeitenden. Im Rahmen einer Prozessanalyse wurde deutlich, dass viele Beteiligte den Gesamtprozess der Reklamationsbearbeitung nicht kannten und er deshalb nicht konsequent gelebt und eingehalten wurde. Ein interdisziplinäres Team aus Prozessbeteiligten verschiedener Abteilungen erarbeitete zunächst den Ist-Prozess und dokumentierte ihn transparent. Gemeinsam wurden dann Schwachstellen und Verschwendungen identifiziert. Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickelte das Team einen Soll-Prozess, der klare Verantwortlichkeiten definiert und die einzelnen Prozessschritte effizient aufeinander abstimmt.
Das Ergebnis: Die Umsetzung des neuen Prozesses führte zu einer Verkürzung der Durchlaufzeiten um rund 40 %, zu spürbaren Kosteneinsparungen sowie zu einem einheitlichen Prozessverständnis und einem starken Commitment aller Beteiligten.
Fazit
Die Praxisbeispiele zeigen: Lean Thinking sowie gezielte Automatisierung und Digitalisierung ergänzen sich wirkungsvoll. Lean schafft Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und schlanke Prozesse. Darauf aufbauend automatisieren intelligente Lösungen wie RPA repetitive Tätigkeiten, reduzieren Fehler und setzen Ressourcen frei. Das Ergebnis sind höhere Qualität, geringere Kosten, entlastete und damit zufriedenere Mitarbeitende sowie mehr Raum für wertschöpfende und strategische Aufgaben.
Key Takeaways für die Praxis
- Lean Thinking ist eine Denkhaltung, kein kurzfristiges Sparprogramm
- Transparente Prozesse und klare Verantwortlichkeiten sind der Schlüssel
- RPA entfaltet den größten Nutzen, wenn Prozesse zuvor „lean“ gestaltet wurden
- Mitarbeitende werden durch Lean zu aktiven Mitgestaltern
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